Geïnteresseerden

Update
28-12-2006

Reglement klacht- en adviescommissie ODB

Paragraaf 1

Klachtrecht:

1. Ieder lid van de ODB heeft het recht om, over de wijze waarop enig lid van een verenigingsorgaan van de ODB zich in een bepaalde gelegenheid jegens hem heeft gedragen, bij het hoofdbestuur een klacht in te dienen.

2. Gedragingen van een persoon, die lid is van verenigingsorgaan van de ODB, worden aangemerkt als gedragingen van het bestuur, voor zover deze gedragingen vallen binnen de structuur en werkwijze van de vereniging.

3. Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend.

Paragraaf 2

Klaagschrift:

Een klaagschrift moet worden ondertekend en ten minste bevatten:

1. de naam, het lidmaatschapsnummer, het adres en de bereikbaarheid van de indiener;

2. de dagtekening;

3. een omschrijving van de gedragingen, de betrokken personen en het tijdstip van de gedragingen.

Paragraaf 3

Afdoening in der minne:

1. Alvorens deze regeling verder toe te passen beziet het hoofdbestuur of de klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevreden kan worden gesteld.
2. In iedere verdere fase van de klachtbehandeling kan het hoofdbestuur nagaan of klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevreden kan worden gesteld.
3. Zodra het hoofdbestuur naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling.

Paragraaf 4

Bijstand van de klager:

De klager, het verenigingsorgaan op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft en - indien van toepassing - degene op wiens persoonlijke gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.

Paragraaf 5

Klacht- en adviescommissie (KAC):

Met advisering over afdoening van een klacht is een klacht- en adviescommissie belast.

1. De Algemene Ledenvergadering van de vereniging benoemt voor een periode van maximaal drie jaar een voorzitter, secretaris en een lid van de klacht- en adviescommissie, alsmede een drietal reserveleden. In tussentijdse vacatures of bij tijdelijke ontstentenis wordt uiterlijk tot aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering voorzien door het hoofdbestuur.

2. Jaarlijks treedt bij toerbeurt een lid en een reservelid van de klacht- en adviescommissie af. Aftredende leden van de klacht- en adviescommissie zijn terstond herbenoembaar.

3. Degene op wiens persoonlijke gedraging een klacht betrekking heeft, maakt bij de behandeling van de desbetreffende klacht geen deel uit van de klacht- en adviescommissie.

4. Het hoofdbestuur kan de klacht- en adviescommissie alleen algemene aanwijzingen geven.

Paragraaf 6

Administratieve afhandeling:

1. Het hoofdbestuur bevestigt de ontvangst van een klaagschrift schriftelijk met vermelding van de datum van ontvangst van het klaagschrift en voegt daar een afschrift van deze regeling aan toe.

2. Het hoofdbestuur zendt een klaagschrift tot behandeling waarvan de klacht- en adviescommissie bevoegd is, onverwijld door aan de klacht- en adviescommissie, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de indiener.

3. Het hoofdbestuur zendt een afschrift van het klaagschrift en de daarbij meegezonden stukken aan de voorzitter van het verenigingsorgaan waarop de klacht betrekking heeft en -indien van toepassing- aan degene op wiens persoonlijke gedraging de klacht betrekking heeft.

4. Wanneer een klacht niet voldoet aan paragraaf 2 van dit reglement wordt de klager in de gelegenheid gesteld binnen een door het hoofdbestuur te stellen termijn het klaagschrift aan te vullen.

5. Het hoofdbestuur stelt de klacht welke niet conform paragraaf 3 lid a van dit reglement in der minne wordt afgedaan, zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen vier weken in handen van de klacht- en adviescommissie.

6. Het hoofdbestuur registreert en administreert binnengekomen klachten en is verantwoordelijk voor een goede voortgangscontrole.

Paragraaf 7

Onbevoegd verklaring:

1. De klacht- en adviescommissie kan een klacht zonder nadere behandeling aan het hoofdbestuur retourneren indien deze betrekking heeft op een gedraging:

2. waarover door de klager reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgedaan.

3. die langer dan zes maanden voor indiening van het klaagschrift heeft plaatsgevonden.

4. De klacht- en adviescommissie kan een klacht zonder nadere behandeling aan het hoofdbestuur retourneren indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging als onvoldoende voor deze procedure wordt gezien.

5. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het hoofdbestuur de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen twee weken na retournering door de klacht- en adviescommissie schriftelijk in kennis.

Paragraaf 8

Gelegenheid tot horen:

1. De klacht- en adviescommissie stelt klager, de voorzitter van het verenigingsorgaan en indien van toepassing degene op wiens persoonlijke gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord.

2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Paragraaf 9

Advisering door de klacht- en adviescommissie:

1. De klacht- en adviescommissie zendt een rapport van bevindingen vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen aan het hoofdbestuur.
2. Het rapport bevat een zakelijk verslag van het horen.

Paragraaf 10

Afhandeling en beslissing:

1. Het hoofdbestuur handelt de klacht binnen 10 weken na indiening af.

2. Het hoofdbestuur kan de behandeling ten hoogste vier weken verdagen.

3. Indien de conclusies van het hoofdbestuur afwijken van het advies van de klacht- en adviescommissie, wordt het advies van de commissie meegezonden met de kennisgeving van het hoofdbestuur als bedoeld in paragraaf 11.

Paragraaf 11
 

Afdoening:

Het hoofdbestuur stelt de klager, de voorzitter van het desbetreffende verenigingsorgaan en indien van toepassing degene op wiens persoonlijke gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Paragraaf 12

Verslag aan de Algemene Ledenvergadering:

In het jaarverslag van de secretaris van de ODB wordt mededeling gedaan van het aantal, de aard en de wijze van afdoening van de klachten als bedoeld in dit reglement.
 

Vastgesteld 2 juni 2005
Print pagina.